Niewykorzystana ulga B+R z wcześniejszych lat? Firma może odzyskać korzyść dzięki pracownikom

Firma prowadząca działalność badawczo-rozwojową nie zawsze może od razu wykorzystać całą ulgę B+R. Dzieje się tak przede wszystkim wtedy, gdy poniosła stratę albo osiągnęła dochód zbyt niski, aby odliczyć wszystkie przysługujące jej koszty.

Niewykorzystana część ulgi nie musi jednak przepaść. Przedsiębiorca może ją rozliczyć w kolejnych latach, a w określonych przypadkach także wykorzystać poprzez tzw. ulgę na innowacyjnych pracowników.

Dzięki temu firma może zatrzymać część zaliczek na PIT pobranych od wynagrodzeń osób zaangażowanych w działalność B+R, zamiast wpłacać je do urzędu skarbowego.

Na czym polega ulga na innowacyjnych pracowników?

W normalnej sytuacji pracodawca:

1. oblicza wynagrodzenie pracownika;

2. pobiera zaliczkę na PIT;

3. wpłaca tę zaliczkę do urzędu skarbowego.

Ulga na innowacyjnych pracowników pozwala pracodawcy zatrzymać część pobranych zaliczek. Kwota ta rozlicza niewykorzystaną wcześniej ulgę B+R.

Dla pracownika nic się przy tym nie zmienia. Pracownik otrzymuje takie samo wynagrodzenie netto, a pobrana zaliczka jest wykazywana w jego informacji PIT-11. Korzyść otrzymuje pracodawca, który nie musi przekazywać całej zaliczki do urzędu skarbowego.

Ulga poprawia więc bieżącą płynność finansową firmy. Zamiast czekać na możliwość rozliczenia kosztów B+R w kolejnych zeznaniach rocznych, przedsiębiorca może odzyskiwać korzyść podatkową już w trakcie roku.

Można wykorzystać ulgę B+R z wcześniejszych lat

Ulga na innowacyjnych pracowników nie dotyczy wyłącznie kosztów B+R poniesionych w ostatnim roku. Może obejmować również niewykorzystane koszty kwalifikowane z wcześniejszych lat, pod warunkiem że nie upłynął termin ich rozliczenia.

Co do zasady niewykorzystane koszty B+R można rozliczyć w ciągu sześciu kolejnych lat podatkowych następujących po roku, w którym powstało prawo do odliczenia.

Możliwość wykorzystania w uldze na innowacyjnych pracowników niewykorzystanych kosztów B+R z wcześniejszych lat potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej m.in. w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.23.2023.2.MR.

Oznacza to, że przed rozpoczęciem rozliczenia warto sprawdzić nie tylko ostatnie zeznanie CIT lub PIT, lecz także rozliczenia z kilku poprzednich lat. Może się bowiem okazać, że firma posiada znaczną kwotę kosztów B+R, której dotychczas nie wykorzystała.

Ile firma może zyskać?

Wysokość korzyści zależy przede wszystkim od:

• wartości niewykorzystanych kosztów B+R;

• stawki podatku dochodowego stosowanej przez przedsiębiorcę;

• wysokości zaliczek na PIT pobieranych od innowacyjnych pracowników.

Przykładowo spółka opodatkowana stawką CIT w wysokości 19% posiada 500.000 zł niewykorzystanych kosztów B+R.

Potencjalna korzyść wynosi:

500 000 zł × 19% = 95 000 zł.

Jeżeli spółka pobiera zaliczki na PIT od pracowników spełniających warunki ulgi, może stopniowo zatrzymać do 95 000 zł tych zaliczek.

Jeżeli jednak w dostępnym okresie zaliczki od uprawnionych pracowników wyniosą tylko 60.000 zł, spółka wykorzysta w tym roku maksymalnie 60.000 zł. Pozostała część niewykorzystanych kosztów B+R może być nadal rozliczana w kolejnych latach, o ile nie upłynął sześcioletni termin.

Kto jest innowacyjnym pracownikiem?

Nazwa ulgi może być myląca. Nie chodzi wyłącznie o naukowców, konstruktorów czy programistów.

Za innowacyjnego pracownika może zostać uznana osoba, która w danym miesiącu przeznacza co najmniej 50% swojego czasu pracy albo czasu wykonywania usługi bezpośrednio na działalność badawczo-rozwojową pracodawcy.

Ulga może dotyczyć zaliczek pobieranych od wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie:

• umowy o pracę;

• umowy zlecenia;

• umowy o dzieło;

• praw autorskich.

Nie jest najważniejsza nazwa stanowiska. Istotne jest rzeczywiste zaangażowanie danej osoby w działalność B+R oraz możliwość udokumentowania jej czasu pracy.

Pracownik nie musi zajmować się działalnością B+R przez cały rok. Warunek co najmniej 50% zaangażowania należy sprawdzać oddzielnie za każdy miesiąc.

Ulga nie obejmuje natomiast współpracowników prowadzących własną działalność gospodarczą i wystawiających faktury B2B. W takim przypadku firma nie jest płatnikiem zaliczek na PIT od ich wynagrodzeń.

Od kiedy można stosować ulgę?

Z ulgi można korzystać od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym przedsiębiorca złożył roczne zeznanie podatkowe.

Przykładowo, jeżeli spółka złożyła CIT-8 w marcu, może rozpocząć pomniejszanie zaliczek na PIT od kwietnia. Z ulgi może korzystać do końca swojego roku podatkowego.

Firma nie musi wcześniej składać specjalnego zawiadomienia o rozpoczęciu korzystania z ulgi. Rozliczenie należy jednak odpowiednio wykazać w deklaracji PIT-4R albo PIT-8AR.

Czy można odzyskać ulgę za wcześniejsze lata jako nadpłatę?

W tym zakresie należy zachować szczególną ostrożność.

Zgodnie z aktualnym stanowiskiem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, jeżeli firma nie pomniejszała na bieżąco zaliczek na PIT, a następnie wpłaciła je do urzędu skarbowego w prawidłowej wysokości, nie może później odzyskać tych zaliczek poprzez korektę PIT-4R i wniosek o stwierdzenie nadpłaty.

Takie stanowisko zostało przedstawione m.in. w interpretacji indywidualnej z 16 kwietnia 2025 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.159.2025.1.JKU.

Zdaniem organu ulga na innowacyjnych pracowników służy do bieżącego pomniejszania zaliczek podlegających wpłacie. Nie stanowi natomiast podstawy do zwrotu zaliczek, które wcześniej zostały już prawidłowo wpłacone.

Oznacza to, że firma nie powinna czekać z rozliczeniem ulgi do końca roku. Jeżeli spełnia warunki, powinna stosować ją na bieżąco. Niewykorzystanie ulgi w dostępnym okresie może spowodować utratę możliwości zatrzymania zaliczek za te miesiące.

Nadpłata w CIT to odrębna kwestia

Należy odróżnić nadpłatę zaliczek PIT pracowników od nadpłaty w podatku dochodowym samego przedsiębiorcy.

Jeżeli firma nie wykazała ulgi B+R w zeznaniu za wcześniejszy rok, może sprawdzić możliwość skorygowania tego zeznania. Jeżeli w danym roku zapłaciła CIT albo PIT i posiadała dochód pozwalający na odliczenie kosztów B+R, korekta może obniżyć podatek i doprowadzić do powstania nadpłaty.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy firma w danym roku poniosła stratę albo miała zbyt niski dochód. W takim przypadku korekta może pozwolić na prawidłowe wykazanie niewykorzystanych kosztów B+R, które następnie będą rozliczane w kolejnych latach albo poprzez ulgę na innowacyjnych pracowników.

Są to zatem dwa różne rozwiązania:

• korekta ulgi B+R może prowadzić do zwrotu nadpłaconego CIT lub PIT;

• ulga na innowacyjnych pracowników pozwala na bieżąco zatrzymywać zaliczki PIT pobrane od wynagrodzeń uprawnionych osób.

Przykład rozliczenia zaległej ulgi B+R

Spółka prowadziła działalność B+R w 2022 i 2023 r. Z powodu straty podatkowej nie mogła odliczyć wszystkich kosztów kwalifikowanych. Łączna wartość niewykorzystanych kosztów wynosi 800.000 zł.

W 2026 r. spółka nadal zatrudnia programistów, konstruktorów i technologów. Część z nich przeznacza co najmniej 50% czasu pracy na działalność B+R.

Spółka może sprawdzić możliwość wykorzystania wcześniejszych kosztów B+R poprzez pomniejszanie bieżących zaliczek PIT tych pracowników. Przy stawce CIT 19% maksymalna korzyść może wynieść:

800.000 zł × 19% = 152.000 zł.

Rzeczywista kwota wykorzystana w danym roku nie może jednak przekroczyć zaliczek na PIT od osób spełniających warunki ulgi.

Spółka nie może natomiast – zgodnie z aktualnym stanowiskiem KIS – wystąpić o zwrot zaliczek PIT, które wpłaciła w poprzednich latach bez zastosowania ulgi.

Jak przygotować się do rozliczenia?

Przedsiębiorca powinien przede wszystkim:

1. sprawdzić rozliczenia B+R z wcześniejszych lat;

2. ustalić wartość kosztów, których jeszcze nie odliczył;

3. zweryfikować, czy nie upłynął sześcioletni termin ich rozliczenia;

4. wskazać osoby przeznaczające co najmniej 50% czasu na działalność B+R;

5. prowadzić miesięczną ewidencję czasu pracy tych osób;

6. obliczyć zaliczki na PIT, które mogą zostać pomniejszone;

7. prowadzić zestawienie wykorzystanej i pozostałej do rozliczenia kwoty ulgi.

Szczególnie ważne jest, aby nie wykorzystać tych samych kosztów dwukrotnie – najpierw w uldze na innowacyjnych pracowników, a następnie ponownie w standardowym rozliczeniu ulgi B+R.

Podsumowanie

Niewykorzystana ulga B+R z wcześniejszych lat może stanowić dla firmy realną korzyść finansową. Dzięki uldze na innowacyjnych pracowników przedsiębiorca może zatrzymywać część zaliczek na PIT pobranych od wynagrodzeń osób zaangażowanych w działalność B+R.

W przypadku większych firm korzyść może wynosić od kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy złotych.

Warunkiem jest jednak prawidłowe ustalenie niewykorzystanej puli kosztów B+R, identyfikacja uprawnionych pracowników oraz stosowanie ulgi na bieżąco. Zgodnie z aktualnym stanowiskiem KIS zaliczek wpłaconych za wcześniejsze okresy nie można później odzyskać w drodze wniosku o stwierdzenie nadpłaty.

Dlatego warto przeanalizować rozliczenia B+R z ostatnich lat jeszcze przed rozpoczęciem pomniejszania zaliczek. Pozwala to ustalić, ile firma może zyskać i jak długo może korzystać z pozostałej kwoty ulgi.

Kancelaria świadczy profesjonalną i kompleksową obsługę w zakresie ulgi B+R oraz ulgi na innowacyjnych pracowników – od analizy działalności i kosztów, przez przygotowanie wymaganej dokumentacji, aż po rozliczenie preferencji podatkowych. Zapraszamy do kontaktu.

Kancelaria Doradców Podatkowych

M. Rymaszewski, L. Rymaszewska sp.k.

ul. Graniczna 4b lok. 5b, 35-326 Rzeszów

tel. 605-599-681, 508-819-601