Jak udzielić uprawnień do korzystania z KSeF?

Wystawianie i pobieranie faktur przez KSeF niedługo będzie obowiązkowe. Przypomnijmy, że już od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy będą musieli pobierać niektóre faktury zakupowe z KSeF, a od 1 kwietnia 2026 r. będą zobowiązani do przesyłania wystawionych przez siebie faktur.

Dodajmy, że ten system, choć udostępniony przez MF, to jednak nie podlega bezpośredniemu nadzorowi służb skarbowych, przez co może być on wykorzystany do oszustw i wyłudzania pieniędzy. Może się zdarzyć sytuacja, w której przedsiębiorca otrzyma fakturę przelewową na zakupy, których w rzeczywistości nie dokonał. Brak nadzoru nad otrzymywanymi fakturami może doprowadzić do znaczących strat. Należy też kontrolować które faktury otrzymane z KSeF dotyczą przedsiębiorstwa, a które prywatnych zakupów.

Przechodząc do szczegółów związanych z przekazywaniem uprawnień dla podmiotu księgowego, który zajmuje się rozliczeniami podatkowymi przedsiębiorcy, należy wskazać, że przedsiębiorcy będący spółkami w pierwszej kolejności powinny uwierzytelnić swoich przedstawicieli (członków zarządu, wspólników) w KSeF, na formularzu ZAW-FA składanym w Urzędzie Skarbowym. Dopiero po rejestracji ZAW-FA możliwe jest zalogowanie do systemu i udzielenie dalszych uprawnień. Zatem, aby udzielić uprawnień biuru księgowemu konieczne jest dokonanie następujących kroków:

• Zaloguj się do KSeF jako właściciel firmy (https://mcu.mf.gov.pl/web/login, podaj swój NIP i uwierzytelnij → podpisz żądanie uwierzytelnienia → użyj profilu zaufanego i potwierdź sms),

• Wejdź w zakładkę Uprawnienia → Nadaj uprawnienie.

• Wybierz Rodzaj uprawnienia → Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur

• Podaj NIP biura księgowego – XXX XXX XX XX (to biuro nada uprawnienia swoim pracownikom w zakresie przeglądania fv w KSeF)

• Wybierz Zakres uprawnień → przeglądanie faktur z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia

• Nadaj uprawnienia

Konieczne dla większości przedsiębiorców będzie również udzielenie uprawnień swoim pracownikom do działania w KSeF. W tym zakresie można działać wg instrukcji:

• Zaloguj się do KSeF jako właściciel firmy (https://mcu.mf.gov.pl/web/login, podaj swój NIP i uwierzytelnij → podpisz żądanie uwierzytelnienia → użyj profilu zaufanego i potwierdź sms),

• Wejdź w zakładkę Uprawnienia → Nadaj uprawnienie,

• Wybierz Rodzaj uprawnienia → Osobie fizycznej do pracy w KSeF,

• Dane osoby fizycznej → Rodzaj podmiotu uprawnionego → Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL,

• Podaj Imię, Nazwisko, Pesel pracownika,

• Wybierz Zakres uprawnień → np. wystawiania faktur, przeglądania faktur,

• Nadaj uprawnienia.

Przypominamy, że wszelkie kary za nieprawidłowe posługiwanie się KSeF, będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r., Dlatego wszyscy mamy czas na zapoznanie się z systemem i nabranie praktyki w jego stosowaniu.

W razie wątpliwości i pytań zapraszamy do współpracy.

Kancelaria Doradców Podatkowych

M. Rymaszewski, L. Rymaszewska sp.k.

ul. Graniczna 4b lok. 5b, 35-326 Rzeszów

tel. 697-505-173, 605-599-681